Gameplan

FASE 1
Idéutvikling & mulighetsanalyse

I startfasen av prosjektet foregår det en idémyldringsprosess, som går ut på å identifisere muligheter og målsettinger:

• Målgruppen til festivalen bestemmes, og det diskuteres videre planleggingsstrategier der arbeidsrutiner og posisjonering av deltakere fra forskjellige team avtales, struktureres og kommuniseres ut.

• Festivalområdet evalueres nøye, før de første forslagene til en strategisk inndeling av arealene blir lagt fram. Her er det flere hensyn å ta, og det må tas høyde for at endringer kan forekomme underveis i prosjektforløpet. Erfaringer fra de to tidligere festivalene legges til grunn i arbeidet med analysene, og det vil bli gjort mulighetsanalyser på mange forskjellige områder gjennom alle fasene av prosjektet.

• Et grovbudsjett settes opp for å få en omtrentlig oversikt over de økonomiske rammene i prosjektet.

• Det utarbeides en forprosjektrapport der prosjektinformasjon, bakgrunn, prosjektmål, problemstilling, prosjektets rammer, prosjektplan og metodebeskrivelse er presentert.

FASE 2
Ressursinnhenting

Innad i organisasjonen befinner det seg en bred, tverrfaglig kompetanse fordelt på ulike fagområder. Lyse Netter har mange tilhengere, bidragsytere og pådrivere – i tillegg til et stort nettverk av partnere og leverandører. I fase to av prosjektet blir denne kompetansen kartlagt og målt opp mot organisasjonens behov i prosessen før festivalavvikling, under festivaldagene og i dagene etter avvikling.

Vi driver også oppsøkende virksomhet mot organisasjoner og institusjoner for å inkludere alle grupper i samfunnet.

Levering til festivalen planlegges tidlig for å velge mest mulig miljøvennlige alternativer. Omstilling til det grønne skiftet innebærer at det stilles krav til både oss, våre samarbeidspartnere og leverandører. Dette har vi satt opp som eget punkt i festivalens miljøplan. Miljøplanen retter seg spesielt mot transport, produksjon og avhending.

FASE 3
Planlegging / planutvikling

Mye planlegging gjenstår:

• Planer som ble lagt siste halvdel av 2021 må følges opp og utvikles mer.

• Det skrives en midtveisrapport som beskriver fremgangen i prosjektet, samt hvilke endringer som har blitt gjort og videre planutvikling.

• Planlegging sammen med festivalens samarbeidsaktører er med på å forme utviklingen i prosjektet.

• Det utarbeides arbeidsrutiner og ansvarsområder som sikrer kontinuitet i prosjektet.

FASE 4
Iverksetting / prosjektutvikling

Inngåtte avtaler skal følges opp og fullføres. De forskjellige arbeidsgruppene blir iverksatt, og prosjektets planer følges opp tett.

FASE 5
Kvalitetssikring

Kontrollerer at alle leveringer til festivalen skjer etter avtale, og det ikke har oppstått noen misforståelser. Men for å være helt forberedt på eventuelle hindringer og uønskede hendelser, er det greit med en plan B – eller fler:

• Sikre leveringer til festivalen

• Festivalens høyeste prioritet er at publikum og deltakere får den opplevelsen de ser frem til.

• Sikkerheten på festivalen skal være helt optimal.

AVSLUTTENDE FASE
Festivalavvikling

I avslutningsfasen skal alle arbeidsgruppene og fagområdene samkjøres:

• En god kommunikasjonsstrategi bør være på plass, der alle gruppene vet hvem de til enhver tid kan kontakte. Og rett kommunikasjonsutstyr må være tilgjengelig der det er nødvendig.

• Oppgavefordeling, ansvarsområder og øvrige planer er presise, eventuelt delt inn i tidssoner og nøye gjennomgått på forhånd. Å ha oversikt over kompetanse og ressurspersoner i teamet er et krav.

• Det skal foreligge en godt utarbeidet plan for opprydningsarbeidet etter festivalavvikling. Her skal det også tas hensyn til miljø. Planer for avhending planlegges blant annet av miljøgruppen allerede fra startfasen.

• Bacheloroppgaven avrundes, leveres inn og presenteres. Rapportene blir presentert på en EXPO-utstilling på Høgskolen i Østfold, samt gjennom en muntlig presentasjon.

Prosjekt-SWOT

---

SWOT-analysen viser de viktigste interne og eksterne faktorene som kan påvirke gjennomføringen av Lyse Netter 2022:

S = Styrker
W = Svakheter
O = Muligheter
T = Trusler

Lyse Netter-festivalen er et prosjekt der mange forhold må tas hensyn til, både før, under og etter avvikling. Prosjektets SWOT-analyse er derfor inndelt etter dette:

Oppsummert:

---